CONTEO CICLICO

La clave de un buen conteo cíclico y, por tanto, de los registros exactos está en decidir que artículos contaremos, y cuando y quién será el encargado de hacerlo. Los conteos cíclicos constituyen una técnica para levantar inventarios físicos en la cual contamos el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al año..

En la actualidad  los sistemas de inventarios están computarizados. Podemos programar la computadora para que genere un aviso de conteo cíclico en los casos siguientes:
1.- Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de la mercancía en existencia. (es más fácil contar pocos artículos.)
2.- Cuando el registro muestra un saldo positivo, pero anotó un pedido atrasado acumulado ( lo cual indica una discrepancia).
3.- Después de un nivel especificado de actividad.
4.-Para señalar una revisión basada en la importancia del artículo ( como en el sistema ABC). Tal como en la tabla siguiente:

El momento más fácil para contar las existencias es cuando no hay actividad en el almacén o en la planta de producción. Esto significa los fines de semana o durante el segundo o tercer turnos, cuando el local está menos activo. De no ser posible lo anterior, se requerirá asentar y separar los bienes con más cuidado para contar el inventario mientras la producción está en marcha y hay transacciones en proceso.

Una técnica de conteo es el conteo cíclico, su ventaja es facilitar el trabajo de aquellos que administran los inventarios disminuyendo la cantidad de items a contar diariamente priorizando por su costo y cantidad.

El principio de Paretto, el principio por el que opera el conteo cíclico el cual, nos dice que aproximadamente el 80% de los efectos son causados por el 20% de las causas, mientras que el 20% de los efectos son causados por el 80% de las causas.

En términos de items e inventario, por el principio de Pareto podemos decir que el 80% del valor del inventario, será aportado por el 20% de los ítems, es decir la mayor parte de lo que vale el inventario será debido a las cantidades en inventario de pocos ítems.

El conteo cíclico dependerá del personal disponible. Algunas empresas programan al personal regular de almacén para que cuente durante ratos de su jornada laboral que no sean muy activos. Otras compañías contratan empresas privadas para que acudan a contar el inventario. Otras empresas más usan contadores de tiempo completo durante el ciclo y estos solo se encargan de contar el inventario y resolver las diferencias con los registros. Si bien este último método parecería muy caro, muchas empresas piensan que, de hecho, es menos caro que el molesto conteo anual del inventario, que se realiza normalmente cuando la empresa cierra dos o tres semanas por vacaciones anuales.


Ejemplo.


Clasificar los ítems en tres categorías: A, B y C, donde los ítems de categoría A generan aproximadamente el 80% del costo del inventario y los ítems de las categorías B y C generan el 20% restante. Se entiende por el valor del inventario a la suma de los valores del inventario de cada ítem.


Este costo del inventario lo calculamos asi.


Costo de Inventario = cantidad de artículos *  Costo unitario
En la siguiente tabla encontramos la clasificación de los artículos

Luego le asignamos el ciclo del conteo por categoría y asi calculamos la cantidad de items a contar por día.

 Articulos por dia = Articulos/(Cliclo en dias)

Nivel A	Realizar conteo semanal
Nivel B	Realizar conteo cada 2 semanas
Nivel C	Realizar conteo cada 3 semanas

10 Reglas para llevar a cabo en la administración de inventarios de manera optima

1. Toda entrada y salida de inventario debe estar debidamente documentada.

2. Todo ítem debe estar debidamente codificado.

3. En cuanto sea posible, todos los ítems deben estar guardados en el mismo lugar.

4. No recibir comisiones de un proveedor.

5. En cuanto sea posible, el lugar físico donde se realiza la recepción de materiales debe ser diferente del lugar de las entregas.

6. Los ítems deben ser almacenadas en orden con respecto a su peso: los más livianos arriba y los más pesados, abajo.

7. Ningún miembro del almacén se puede ir hasta que no se haya hecho un conteo físico de los ítems que tuvieron movimiento ese día.

8. Cuando se hace el inventario físico debe ser contado por tres auditores diferentes y se consignan los que tengan 2 lecturas iguales, de lo contrario un cuarto auditor vuelve a contar delante de los otros tres.

9. En el punto más lejano del almacén debe haber un extintor (20 metros)

10. Los reportes de inventario deben estar como máximo tres días después del cierre del periodo.

Fuente:

Exactitud del inventario y conteo cíclicos
<www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r71952.DOC>